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【PDF保存を多用する方必見】地味だけどかなり便利なPDF保存方法

投稿日: 2017/03/24 投稿者:スタッフ

お客様への資料や提案書の送付、上司への確認資料の送付などは
どのように提出されていますか？
エクセル、ワード、パワーポイントなどなど、
様々な形式のファイルを扱う場合でも、
最終的にはPDFファイルとして保存することは多いのではないでしょうか？

今回は、知ってるとちょっと便利なPDFに関する保存方法をお伝えいたします。
細かいことでも「塵も積もれば山となる」というだけに
年間通すとかなりの時間を要している可能性がありますので、
知らなかった方は、ぜひ活用してみてください。

先ほど上げた、エクセル、ワード、パワーポイントなどでは
どういうフローでPDFファイルとして保存していますか？

まさか、「ファイル」から「名前を付けて保存」をクリックして
「ファイルの種類」からPDFを選んで「保存」なんか
めんどくさいことやってませんか？

そんなあなたは、このめんどくさい作業に今日からサヨナラしましょう！

設定方法をご説明します。
エクセル、ワード、パワーポイントのどのアプリでも同じ操作で設定が可能です。

オフィスには「クイックアクセスツールバー」と言うものが左上にあり、
標準では「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」などのアイコンが並んでいます。

ここに１クリックだけで直接PDF保存ダイアログが表示できるコマンドを追加します。

１．クイックアクセスツールバーの一番右にある▼マークをクリックします。

２．「その他のコマンド」をクリックします。

３．「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」を選択します。

４．表示された一覧の中にある「PDF または XPS 形式で発行」をダブルクリックします。

５．右側に追加されたことを確認して「OK」をクリックします。

これで設定完了です。

クイックアクセスツールバーにアイコンが追加されていますので、
適当なファイルを開いて、追加されたアイコンをクリックすると、
保存ダイアログが表示されます。
もう「ファイルの種類」にPDFが選ばれているので、
「発行」をクリックするだけで、PDFファイルとして保存することができます。

如何でしたでしょうか？
地味だけど、かなり得した気分じゃないですか？笑

毎日のようにPDF保存をされる方は、
間違いなく作業効率化に繋がると思いますので、
その分の時間を他の作業に回してどんどん作業を片付けちゃいましょう！